Sin dalla sua introduzione nel 2014, Skype for Business è stato uno strumento prezioso per milioni di persone in tutto il mondo. Combinando la messaggistica istantanea, le chiamate e i video in un’unica app, il prodotto ha creato una nuova entusiasmante visione per le comunicazioni aziendali.
Microsoft Teams è il prossimo capitolo di questa visione e, con l’annuncio di giorni fa (ndr: Skype for Business Online verrà ritirato il 31 Luglio 2021), Microsoft ha anche comunicato la propria fiducia in Teams.
Upgrade a Microsoft Teams: i 5 passaggi di un Framework collaudato
La migrazione da Skype for Business a Teams sarà qualcosa di più di un semplice upgrade tecnico. Rappresenta una trasformazione nel modo in cui gli utenti comunicano e collaborano e il cambiamento non sarà sempre facile.
L’approccio ottimale è quello che affianca agli aspetti tecnici un’attenzione sull’adozione del nuovo software, incoraggiando gli utenti all’uso e guidandoli per favorire una user experience positiva.
Per aiutare le organizzazioni in questo percorso proponiamo un Framework collaudato, studiato per ottimizzare la transizione a Microsoft Teams.
1) Istituisci un Team di Progetto
Per garantire il successo del progetto è fondamentale definire un team che sia composto non solo dal dipartimento IT ma anche da tutti gli interlocutori “di business” necessari e da un lista di Key User.
2) Definisci scopo, obiettivi, KPI e tempistiche
Dedica il giusto tempo alla definizione dettagliata dello scopo del progetto e degli obiettivi di business che si vogliono raggiungere. È fondamentale avere chiari metriche di successo, rischi e tempistiche, in modo che tutti gli stakeholders siano allineati e operino per ottenere gli stessi risultati.
3) Pianifica sia la technical readiness che la user readiness
Verifica che l’organizzazione sia pronta alla transizione, comprendendo l’effettivo uso dei software da parte della base utenti e progettando un piano che favorisca il cambiamento dei comportamenti e l’adozione della nuova applicazione.
4) Effettua l’upgrade
Definisci quando effettuare l’aggiornamento. Inserisci Teams in azienda come sofware parallelo a Skype for Business e prevedi un periodo di utilizzo congiunto, prima di passare in maniera esclusiva a Teams. In questo modo garantirai una migliore user experience, minimizzando le interruzioni e i disagi.
5) Raggiungi l’eccellenza operativa
Monitora l’organizzazione e misura regolarmente la soddisfazione degli utenti, per garantire un’esperienza consistente e di qualità, che sostenga la crescita dell’adoption del software e che massimizzi il business value.
